Privacy-protocol van Grijs kleurt Groen

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). Als groenbedrijf hebben wij een wettelijke verantwoordingsplicht ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens van onze klanten.

  • Wat zijn onze werkzaamheden?

We geven advies over natuurlijk spelen en natuurlijk groen. We maken ontwerpen en voeren alle werkzaamheden uit die met groen en natuurspelen te maken hebben. Ook maken we beheer en onderhoudsplannen en geven we lezingen en excursies met betrekking tot natuurspelen en natuurlijk groen.

 

  • Welke gegevens hebben we hierbij nodig van onze klanten?

Om een goed advies/ontwerp te kunnen maken, vragen we onze klanten naar hun naam, adresgegevens, mail en telefoonnummer(s). Ook foto’s en filmpjes van speelplaatsen en de woonsituatie worden soms gemaakt.

 

  • Waarom hebben we deze informatie nodig?

Adressen gebruiken we voor correspondentie met de klant, voornamelijk voor rekeningen en offertes. Ook vragen we kadastrale kaarten op bij het Kadaster en kijken we op Google Earth om de situatie van de buitenruimte en ligging van het terrein te bekijken. De kaarten worden als onderlegger voor te maken tekeningen gebruikt. Om een goede indruk te krijgen van de situatie worden vaak ter plaatse foto’s en filmpjes gemaakt.

 

  • Wat wordt met deze gegevens gedaan?

Voor elke klant wordt een dossier aangemaakt, zowel digitaal als een papieren dossier. Het digitale dossier bevat naam en adresgegevens, foto’s en films en het ontwerp of advies. Het papieren dossier bevat naam en adresgegevens en het ontwerp of advies.

We leveren geen gegevens aan derden voor promotionele doeleinden of social media.

Wel gebruiken we, na toestemming, filmpjes en foto’s voor onze website en facebook.

 

  • Hoe worden gegevens bewaard?

Digitale gegevens staan op een computer, laptop en externe harde schijf (niet in de cloud), op het bedrijfs/woonadres van ons bedrijf.

Papieren gegevens worden opgeborgen in een afsluitbare kast op het bedrijfs/woonadres.

 

  • Hoe lang worden gegevens bewaard?

De financiële administratie wordt volgens de wet 7 jaar bewaard. De papieren en digitale dossiers blijven in principe aanwezig. Dit heeft te maken met het beheer, onderhoud en bijsturen van buitenruimten in de toekomst op verzoek van klanten.

 

  • Met wie delen we gegevens nog meer?

Als groenbedrijf werken we samen in een netwerk van groene bedrijven. Voor opdrachten die we gezamenlijk uitvoeren worden soms gegevens van klanten gedeeld. Ook delen we gegevens met ons administratiekantoor (2finance in Hoorn) en de belastingdienst.

 

  • Wanneer vragen we toestemming aan klanten voor het gebruik van gegevens?

Als we gegevens van klanten gebruiken of delen dan vragen we dit eerst. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk zijn. Gegevens mogen ingezien worden en de toestemming om gegevens te gebruiken mag altijd ingetrokken worden door de klant. Dit geldt met name voor het gebruiken van foto’s en filmpjes voor onze website en facebook.

  • Hoe is ons privacy-protocol zichtbaar?

Op onze website(s) staat ons privacy protocol vermeld.